Het stappenplan voor het opstellen van een jaarrekening

Een goede jaarrekening ontstaat niet in één dag. Achter een betrouwbare financiële rapportage schuilt een zorgvuldig proces waarin alle cijfers worden gecontroleerd, geanalyseerd en verwerkt. Door gestructureerd te werken voorkomt u fouten en voldoet u aan de wettelijke eisen.

Stap 1 – Verzamel de volledige administratie

De kwaliteit van een jaarrekening begint bij een complete administratie. Hoe vollediger de administratie is bijgewerkt, hoe sneller de jaarrekening kan worden opgesteld.

Controleer of de volgende documenten beschikbaar zijn:

• bankafschriften;
• verkoopfacturen;
• inkoopfacturen;
• kasadministratie;
• btw-aangiften;
• loonadministratie;
• contracten van leningen of leaseverplichtingen;
• investeringen;
• afschrijvingsschema’s;
• voorraadadministratie;
• openstaande debiteuren en crediteuren.

Wanneer de administratie digitaal wordt bijgehouden, kan dit proces aanzienlijk sneller verlopen.

Stap 2 – Controle van de boekhouding

Voordat de jaarrekening wordt opgesteld, worden alle boekingen gecontroleerd.

Daarbij wordt onder andere gekeken naar:

• ontbrekende boekingen;
• dubbele boekingen;
• privé-uitgaven;
• btw-correcties;
• memoriaalboekingen;
• openstaande posten;
• balansspecificaties.

Juist deze controle voorkomt dat fouten later leiden tot correcties of vragen van de Belastingdienst.

Stap 3 – Opstellen van de balans

De balans laat zien hoe de onderneming er op de balansdatum financieel voor staat.

Aan de activazijde staan bijvoorbeeld:

• bedrijfspanden;
• machines;
• inventaris;
• voertuigen;
• debiteuren;
• bankrekeningen;
• kas;
• voorraden.

Aan de passivazijde vindt u onder andere:

• eigen vermogen;
• hypotheken;
• leningen;
• belastingschulden;
• leveranciers;
• overige verplichtingen.

Een gezonde balans geeft vertrouwen aan financiers én ondernemers.

Stap 4 – Winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening laat zien hoe de onderneming gedurende het boekjaar heeft gepresteerd.

Hierin worden opgenomen:

• omzet;
• kostprijs van de omzet;
• personeelskosten;
• huisvestingskosten;
• afschrijvingen;
• rente;
• overige bedrijfskosten.

Het uiteindelijke resultaat vormt de winst of het verlies over het boekjaar.

Stap 5 – Fiscale controle

Voordat de jaarrekening definitief wordt gemaakt, vindt een fiscale controle plaats.

Hierbij wordt gekeken naar:

• investeringsaftrek;
• afschrijvingen;
• voorzieningen;
• fiscale reserveringen;
• privécorrecties;
• rekening-courantposities;
• dividenduitkeringen.

Juist hier laten veel ondernemers geld liggen wanneer zij zelf een jaarrekening proberen op te stellen.

Praktijkvoorbeeld

Stel dat een ondernemer in december nog voor € 40.000 aan machines aanschaft.

Wanneer deze investering niet correct wordt verwerkt:

• klopt de balans niet;
• worden afschrijvingen vergeten;
• wordt de fiscale winst onjuist berekend;
• kan te veel belasting worden betaald.

Een accountant of financieel specialist controleert dergelijke posten voordat de jaarrekening wordt vastgesteld.

Veelgemaakte fouten

Na duizenden administraties zien wij steeds dezelfde problemen terug.

Achterstallige administratie

Facturen zijn nog niet verwerkt.

Bankmutaties ontbreken.

BTW-aangiften sluiten niet aan.

Gevolg:

De jaarrekening kost onnodig veel extra werk.

Privé-uitgaven

Vooral bij DGA’s lopen privé en zakelijk regelmatig door elkaar.

Dat kan leiden tot:

• fiscale correcties;
• rekening-courantproblemen;
• verkeerde winstberekeningen.

Vergeten investeringen

Nieuwe laptops.

Bedrijfsauto’s.

Machines.

Software.

Wanneer investeringen niet juist worden verwerkt, ontstaat een onjuiste balans.

Geen tussentijdse controle

Veel ondernemers kijken pas aan het einde van het jaar naar hun cijfers.

Daardoor worden problemen vaak te laat ontdekt.

Wij adviseren daarom ieder kwartaal de administratie te controleren.

Wat kost het opstellen van een jaarrekening?

De kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren.

Onder andere:

• rechtsvorm;
• aantal transacties;
• kwaliteit van de administratie;
• aantal werknemers;
• fiscale werkzaamheden;
• spoed of regulier traject.

Een ondernemer met een volledig bijgewerkte administratie is doorgaans goedkoper uit dan een ondernemer met een jaar achterstallige boekhouding.

Daarom loont het om gedurende het jaar de administratie goed bij te houden.

Jaarrekening uitbesteden of zelf doen?

Steeds meer boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om automatisch een jaarrekening te genereren.

Dat betekent echter niet dat de cijfers ook fiscaal juist zijn.

Een accountant kijkt namelijk verder dan alleen de boekingen.

Hij beoordeelt onder andere:

• fiscale optimalisaties;
• continuïteit;
• risico’s;
• wettelijke verslaggeving;
• publicatie-eisen;
• fiscale kansen.

Daardoor verdient professioneel advies zich vaak vanzelf terug.

Checklist: is uw administratie klaar?

Gebruik onderstaande checklist voordat u een jaarrekening laat opstellen.

✔ Alle bankrekeningen verwerkt.

✔ BTW-aangiften ingediend.

✔ Alle facturen geboekt.

✔ Investeringen geregistreerd.

✔ Voorraad gecontroleerd.

✔ Debiteuren bijgewerkt.

✔ Crediteuren gecontroleerd.

✔ Privé-opnames verwerkt.

✔ Salarisadministratie compleet.

✔ Contracten beschikbaar.

Wanneer u alle punten kunt afvinken, kan het opstellen van de jaarrekening meestal snel verlopen.

Tussentijdse cijfers zijn goud waard

Veel ondernemers kijken slechts één keer per jaar naar hun financiële resultaten.

Dat is eigenlijk te weinig.

Door elk kwartaal managementrapportages of tussentijdse cijfers op te stellen krijgt u eerder inzicht in:

• winstontwikkeling;
• liquiditeit;
• marges;
• personeelskosten;
• investeringsruimte.

Zo kunt u eerder bijsturen en voorkomt u verrassingen aan het einde van het boekjaar.

Spoed jaarrekening nodig?

Komt de deadline dichterbij of vraagt een bank onverwacht om actuele cijfers?

Neem dan direct contact op met Spoedjaarcijfers.nl.

Dankzij onze digitale werkwijze kunnen wij snel schakelen en ondernemers ondersteunen bij het opstellen van jaarrekeningen, ook wanneer snelheid essentieel is.